1. Yönetişim ve Liderlik Yapısı

Proje, koordinatör sıfatıyla Artvin Çoruh Üniversitesi liderliğindeki merkezi bir Proje Yönetim Ekibi (PYE) tarafından yönetilmiştir. Yönetim çerçevesi, hesap verebilirliği sağlamak amacıyla şu katmanlardan oluşturulmuştur:

• Koordinasyon Ekibi: İletişim, yaygınlaştırma, bütçe planlaması, çıktı kontrolü ve hareketlilik lojistiğinden (sigorta ve seyahat) sorumlu beş kişilik uzman birim.

• Yönetim Kurulu: Tüm ortak kuruluşların idari üyelerinden oluşan; performans değerlendirmesi ve uyuşmazlık çözümü için temel karar alma organı olarak görev yapan yapı.

• İş Paketi Liderleri: Belirli iş paketlerinden sorumlu olan, doğrudan uygulama ve sapmaların PYE’ye raporlanmasından sorumlu bireysel liderler.

2. İzleme ve Değerlendirme (İ&D) Mekanizmaları

Maksimum kalite standartlarını korumak amacıyla sistematik bir izleme akışı uygulanmıştır:

• Toplantı Düzeni: PYE, haftalık (veya iki haftada bir) iç toplantılar gerçekleştirmiştir. Türk ortaklarla koordinasyon iki haftada bir sağlanmış; uygulama tutarlılığını korumak için ulusötesi ve çevrimiçi toplantılarla desteklenmiştir.

• Uyumluluk Denetimi: İzleme faaliyetleri, tüm metodoloji ve çıktıların şu unsurlarla uyumunu doğrulamıştır:

  • Proje hedefleri ve hedef grup beklentileri.

  • Dayanışma, eşitlik ve sosyal adalet gibi temel değerler.

  • Yaygın eğitim ve gençlik çalışmalarının evrensel standartları.

• Teknik Doğrulama: Ortak kuruluş BUTA, eğitim çıktılarının genç katılımcılar üzerindeki etkisini ölçerek uzman pedagojik denetim sağlamıştır.

3. Kalite Güvence (KG) Önlemleri

Proje, sonuçların sürdürülebilirliğini sağlamak için çok yönlü bir kalite güvence stratejisi benimsemiştir:

• Disiplinli İş Akışı: Tüm faaliyetler için katı bir zaman çizelgesi uygulanmıştır. Ortaklar; e-posta, WhatsApp ve telekonferans gibi dijital kanallar aracılığıyla düzenli olarak bilgilendirilmiştir.

• Gösterge Çerçevesi: Koordinatör, uluslararası hareketlilikler ve yaygınlaştırma etkinlikleri için hem nicel hem de nitel göstergeleri tanımlayan bir kalite güvence çerçevesi oluşturmuştur.

• Geri Bildirim Döngüleri: Katılımcı geri bildirimlerini toplamak ve eğitim planlarını gerçek zamanlı olarak güncellemek amacıyla her faaliyetin sonunda yaygın eğitim teknikleri ve yansıtıcı uygulamalar kullanılmıştır.

4. Finansal Yönetim ve Hesap Verebilirlik

Finansal bütünlük, "Performans Odaklı Ödeme" sistemi ile korunmuştur:

• Kademeli Ödemeler: Ortaklar, her ödeme döneminde bütçenin belirli bir kısmını almıştır.

• Şartlılık: Sonraki transferler, görevlerin başarıyla tamamlanmasına ve herhangi bir ihmalin bulunmamasına bağlanmıştır. Bu durum, proje sürdürülebilirliği için temel bir güvence teşkil etmiştir.

5. Risk Yönetimi ve Azaltma

PYE; takvim gecikmeleri, iletişim aksaklıkları ve bütçe açıkları gibi riskleri aktif olarak izlemiştir. Risk azaltma stratejileri şunları içermektedir:

• İnsan Kaynağı Yedeklemesi: Artvin Çoruh Üniversitesi ve ortakları, eğitim kiti geliştirme ve sempozyum organizasyonu süreçlerinde aksama yaşanmaması için yedek uzman desteğinden faydalanmıştır.

• İletişim Protokolleri: Taraflar arasında tam uyumu sağlamak için çevrimiçi platformlar ve e-posta grupları aracılığıyla sürekli senkronizasyon sürdürülmüştür.

• Beklenmedik Durum Planlaması: Koordinatör, ilk gecikme belirtisinde düzeltici araçları devreye sokmak üzere ortaklarla derhal görüşmeler başlatmış; böylece küçük aksaklıkların projenin genel gidişatını etkilemesi önlenmiştir.